Semnătura electronică calificată
Conform Legii Semnăturii Electronice, achiziția certificatului digital presupune identificarea utilizatorului de către un angajat al unui furnizor autorizat de servicii de certificare. Nu vă recomandam achiziționarea unui certificat digital de la furnizori ce nu realizează aceasta identificare prin intermediul angajaților proprii. Nerespectarea acestei proceduri poate duce la invalidarea certificatului digital.
Ce este semnătura electronică calificată?
Semnătura electronică calificată este creată pe baza unui certificat digital calificat emis de un furnizor de servicii de certificare acreditat în baza Legii nr. 214/2024 privind semnătura electronică.
Potrivit legii, înscrisul în formă electronică căruia i s-a încorporat, atașat sau asociat o semnătură electronică calificată este asimilat, în ceea ce privește condițiile și efectele sale, înscrisului sub semnătură privată.
Cum obții semnătură electronică calificată?
Certificatul digital calificat pentru semnătură electronică se obține de la unul dintre furnizori de certificare acreditați în condițiile Legii nr. 214/2024 privind semnătura electronică. Registrul furnizorilor de servicii de certificare poate fi consultat aici, aceștia fiind:
- CERTSIGN SA – www.certsign.ro
- DIGISIGN SA – www.digisign.ro
- ALFATRUST CERTIFICATION SA – www.alfasign.ro
Avantajele semnăturii electronice calificate
- 100% acoperire legală
- Documentele semnate electronic nu pot fi contestate în instanță
- Identificarea certă și neechivoca a semnatarului
- Integritatea documentelor. Știi sigur că nu au fost modificate după semnare
- Garanția autenticității și siguranței documentelor semnate
- Reducerea costurilor prin eliminarea hârtiei.
Ce elemente îți trebuie pentru a putea semna electronic?
Semnătura electronică calificată poate fi creată achiziționând un kit / pachet de semnătură electronică calificată pe token sau în cloud, compus din:
- Un certificat digital calificat stocat pe un dispozitiv criptografic (token USB) SAU stocat în cloud
- Aplicația pentru generarea semnăturii electronice
Utilizarea semnăturii electronice calificate
Semnătura electronică calificată poate fi utilizată atât în relația cu instituțiile statului, pentru semnarea documentelor sau pentru autentificarea în diverse platforme, cât și în relația cu partenerii, furnizorii și clienții privați.
În relația cu instituțiile statului:
- ANAF – depunerea online a declarațiilor, acces în Spațiul Privat Virtual
- CNAS – transmiterea raportărilor către CNAS, accesarea dosarului electronic de sănătate
- ITM – transmiterea REVISAL-ului
- MFE – semnarea electronică a documentației necesare obținerii fonduri europene prin MySMIS
- SICAP (fostul SEAP) – participarea la licitații publice, semnarea electronică a ofertelor și a documentației de atribuire
- ONRC – înființarea online a unei firme
În companie și în relația cu partenerii:
- Partenerii de afaceri – transmiterea electronică a corespondenţei cu implicaţii legale
- Departament HR – Contracte de muncă, fișe de post etc.
- Departament achiziții – contracte comerciale, note de comandă, procese verbale etc.
- Activitatea operațională – documente pentru lansarea de produse noi, campanii marketing etc.
- Departament vânzări – în relația cu clienții PJ sau PF
- Departament contabilitate – semnarea electronică a facturilor
De ce semnătura electronică calificată?
Semnătura electronică calificată
Garantează identitatea semnatarului prin mecanismele de securitate existente
Permite detectarea oricărei modificări ulterioare a documentului semnat electronic
Autentificarea în 2 pași este obligatorie
Cel mai înalt nivel de siguranță. Are la bază un certificat digital calificat și respectă standarde stricte de securitate
Implicită și incontestabilă, la fel ca în cazul unei semnături în format olograf
Este validată automată în raport cu Lista de încredere a UE integrată în aplicațiile de procesare a documentelor
Documente importante (contracte de muncă, comerciale, documente utilizate în relațiile cu instituțiile statului)
Semnătura electronică avansată
Garantează identitatea semnatarului, dacă sunt îndeplinite condiții specifice
Permite detectarea oricărei modificări ulterioare a documentului semnat electronic
Autentificarea în 2 pași este opțională
Nivel mediu. Are la bază un certificat digital sau alte tehnologii, ce nu permit identificarea implicită ca avansată
Trebuie demonstrată îndeplinirea condițiilor prestabilite, definite prin lege
Nu poate fi validată automat. Trebuie demonstrată în funcție de mecanismele tehnice utilizate pentru creare
Documente care nu implică riscuri financiare sau de orice alt fel