Costul unui document tipărit nu este costul unei coli de hârtie. Este costul resurselor pe care le consumi ca să îl creezi, multiplici, transmiți, păstrezi și distrugi, al tuturor instrumentelor de care ai nevoie ca să faci toate aceste lucruri și al timpului pierdut de angajații tăi care lucrează cu el.
Acesta este motivul pentru care companiile care, datorita domeniului lor de activitate (telecom, energie, bancar etc.), generau volume mari de documente tipărite – contracte, facturi etc. – au migrat către un mod de lucru electronic, folosind instrumente precum semnătura electronică, marcarea temporală și arhivarea electronică.
Totuși, în lipsa unei legislații europene clare privind serviciile electronice de încredere, aceste companii nu puteau folosi aceleași instrumente în relația cu furnizorii sau clienții lor din alte state membre UE.
Legislația europeană de care era nevoie
În iulie 2016, Uniunea Europeană a umplut acest vid legislativ, adoptând Regulamentul UE 910/2014 (eIDAS) privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă.
Regulamentul eIDAS asigură recunoaşterea reciprocă şi acceptarea sistemelor electronice de identificare în toate statele membre UE, astfel încât valoarea legală a unei semnături electronice este recunoscută în toate statele membre UE.
Ce câștigi prin utilizarea soluțiilor paperless
Prin renunțarea la hârtie și la fluxurile de documente tipărite, in favoarea unui mod de lucru electronic („biroul paperless”), renunți și la costurile fluxurilor de lucru bazate pe documente, reducând cu peste 30% costurile operaționale. Totodată, economisești timp prețios și câștigi eficiență.